Переход на электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность остается самой горячей темой в новостной повестке ЭДО. До обязательного введения МЧД осталось меньше четырех месяцев. На популярные вопросы пользователей отвечает эксперт сервиса Контур.Диадок Мария Потапова.
Законодательные обновления
Когда старые форматы МЧД полностью заменят новым — универсальным?
Ответ: Универсальный формат машиночитаемых доверенностей был опубликован ФНС в конце марта. Участники ЭДО ждали нового формата — он позволит выпускать одну доверенность для B2B- и B2G-обмена документами. Единый формат (версия 003) и XSD-схема уже доступны, но пока не поддержаны в реестре ФНС. Участники ЭДО, в том числе операторы, сейчас тоже готовятся к поддержке нового формата. Поэтому формат, выпущенный ранее ФНС для B2B-обмена документами (версия 002), также продолжает действовать. Рекомендуем ориентироваться на официальную страницу на портале Госуслуг, на которой опубликованы все текущие форматы.
Будет ли действовать электронная подпись сотрудника с информацией о юрлице после 31 августа 2023 года?
Ответ: С 1 сентября документы, подписанные сертификатом сотрудника юрлица, не будут иметь юридической силы, даже если срок действия сертификата еще не истек. По закону, начиная с этой даты, сотрудникам компаний необходимо подписывать документы сертификатом физлица и прикладывать машиночитаемую (электронную) доверенность либо указывать данные о ней.
С 1 сентября 2023 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее
Как работать с полномочиями подписанта в МЧД?
Ответ: Сейчас полномочия в МЧД можно указывать вручную. Автоматизировать этот процесс сможет использование классификатора полномочий, разработкой которого занимается Минцифры. Он позволит информационной системе головного удостоверяющего центра автоматически определять полномочия подписанта. Каждое полномочие будет содержать уникальный идентификатор, наименование и дату включения в классификатор. В универсальном формате МЧД предусмотрена структура для работы с ним. Полномочия можно будет ограничивать внутри блоков доверенности. Конкретных дат, когда классификатор будет опубликован, пока не называют.
Нужно ли использовать машиночитаемую доверенность, чтобы подписывать внутренние документы?
Ответ: Федеральный закон РФ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует работу с МЧД, не обязывает подписывать внутренние документы компании с использованием электронных доверенностей. Но запрета на это в законе тоже не содержится. Если компания хочет использовать МЧД для таких документов, то может это делать.
Работа с доверенностями
Как указывать информацию о МЧД при работе с универсальными передаточными документами (УПД)?
Ответ: В форматах электронных документов, выпущенных ранее 2022 года, не предусмотрены поля для заполнения информации о доверенности. Недавно ФНС опубликовала Письмо от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@, где рассказала о том, как вносить данные о доверенности в такие форматы документов.
В письме содержатся пояснения к форматам счета-фактуры и УПД, корректировочных документов, товарной накладной, акту выполненных работ и акту приемки с разногласиями. К каждому формату дали подробное пояснение. Налоговая также сообщила, что планирует внести изменения в форматы в этом году, чтобы включить в них возможность вносить сведения о доверенностях.
В сервисе ЭДО Контур.Диадок сведения о МЧД передаются в метаинформации электронного документа. Сервис визуализирует информацию о свойствах для пользователя, и получатель документа видит:
- номер доверенности;
- ИНН доверителя;
- ИНН доверенного лица;
- ссылку на систему, в которой хранится доверенность.
Передача МЧД в виде файла тоже будет возможна, в Контур.Диадоке сейчас работают над ее реализацией. Также будет реализована передача сведений о доверенности из контента документа. Однако для старых форматов это не предусмотрено.
Обязательно ли переводить в электронный формат первую доверенность при работе с механизмом передоверия?
Ответ: Передоверие дает возможность делегировать выдачу МЧД от руководителя компании другому сотруднику. При этом доверенность, выпущенная в порядке передоверия, должна передаваться вместе с корневой (первой). Поэтому да, если первая доверенность была оформлена на бумаге, лучше перевести ее в электронный формат — так компании будет удобнее с ней работать.
При этом, с точки зрения законодательства запрета на использование и бумажной, и электронной доверенности нет. Когда начнет формироваться практика — появятся более однозначные ответы.
Хранение МЧД
МЧД можно хранить только в распределенном реестре?
Ответ: Доверенности можно хранить также в собственных информационных системах, сервисах удостоверяющих центров или операторов ЭДО.
Преимущество хранения в распределенном реестре состоит в том, что он позволяет упростить доступ к доверенностям. Он осуществляется через узлы, которыми в том числе являются операторы ЭДО. Например, МЧД, созданные в сервисе Контура, поступают на хранение в распределенный реестр ФНС. При отправке документов с этой МЧД любые информационные системы могут обращаться за информацией о ней в распределенный реестр.
Как в электронных документах указывать данные об информационной системе, в которой хранится доверенность?
Ответ: Указывать эту информацию в документе необходимо в том случае, если доверенность не идет в составе пакета документов, а где-то размещена. Данные о доверенности указываются в специальных полях электронного документа.
Взаимодействие с госорганами
Государственные органы будут принимать МЧД в универсальном формате?
Ответ: Каждый госорган может использовать как собственный, так и универсальный формат. В законодательстве на это нет ограничений. Сейчас ведомства рассматривают возможность использования универсального формата.
Как человек сможет узнать, какие доверенности на него выданы?
Ответ: Все, кто будут использовать МЧД, смогут отслеживать, какие доверенности они выдали и какие выпущены на них как на представителей юрлиц. Сделать это можно будет в личном кабинете на портале Госуслуг.
Чтобы реализовать эту возможность, Минцифры разместит у себя узел распределенного реестра ФНС. Все, кто обязан будет передавать сведения о доверенностях в ЕПГУ, станут автоматически передавать их из реестра. Сведения о выпущенных доверенностях будут размещаться в личных кабинетах пользователей Госуслуг.
Как пользователям Диадока перейти на МЧД, описали в статье. Чтобы первыми узнавать новости по теме МЧД — подпишитесь на наш телеграм-канал.
Источник: https://www.diadoc.ru/blog/43501-top_voprosov_o_perexode_na_mchd